Trong thời đại số hóa, chi phí công nghệ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Việc cắt giảm chi phí công nghệ một cách hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh.
Dưới đây là 10 phương án tối ưu chi phí công nghệ mà mọi doanh nghiệp, dù thuộc bất kỳ lĩnh vực nào, đều có thể áp dụng.
1. Sử Dụng Dịch Vụ Chia Sẻ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng các dịch vụ chia sẻ giữa các phòng ban để giảm thiểu chi phí vận hành. Mô hình này có thể giúp tiết kiệm từ 15% đến 25% chi phí công nghệ trong vòng 18-36 tháng.
Ví dụ, thay vì mỗi bộ phận tự mua phần mềm riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng các giải pháp chung như HiTech Business Email hoặc HiTech Cloud Drive (HiTech). Những giải pháp này cho phép quản lý dung lượng sử dụng theo từng nhân viên, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
2. Chuyển Dịch Lên Đám Mây
Chuyển đổi lên điện toán đám mây là một cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí công nghệ. Các dịch vụ như IaaS (hạ tầng dưới dạng dịch vụ) hay SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) cho phép doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những gì họ thực sự sử dụng.
Lưu ý, việc sử dụng cloud cần có chiến lược quản trị chi phí hiệu quả. Doanh nghiệp nên tận dụng các mô hình thanh toán linh hoạt như pay-as-you-go (trả theo dung lượng sử dụng) hoặc on-demand (bật/tắt hệ thống theo nhu cầu) để tối ưu hóa ngân sách.
3. Hợp Nhất Trung Tâm Dữ Liệu
Duy trì nhiều trung tâm dữ liệu riêng lẻ sẽ làm tăng chi phí quản lý và vận hành. Do đó, các doanh nghiệp có thể cân nhắc việc hợp nhất dữ liệu bằng cách:
- Kết hợp hệ thống dữ liệu truyền thống với lưu trữ trên cloud
- Tối ưu cơ sở hạ tầng IT
- Sử dụng các giải pháp quản lý dữ liệu thông minh
Việc này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 10% đến 20% ngân sách dành cho trung tâm dữ liệu.
4. Chuẩn Hóa Và Tinh Giản Ứng Dụng
Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phần mềm cùng lúc, nhưng không phải tất cả đều thực sự cần thiết. Việc đánh giá lại và chuẩn hóa hệ thống phần mềm giúp giảm chi phí và cải thiện hiệu suất.
Bằng cách cắt giảm các ứng dụng không cần thiết, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 15% đến 25% ngân sách phần mềm.
5. Tăng tính minh bạch hay xác định rõ ràng các danh mục chi tiêu cho công nghệ
Một trong những nguyên nhân làm chi phí công nghệ tăng cao là sự thiếu minh bạch trong việc quản lý ngân sách IT. Để kiểm soát tốt hơn, doanh nghiệp nên:
- Thống nhất các danh mục chi tiêu công nghệ
- Định kỳ đánh giá chi phí IT
- Xây dựng báo cáo tài chính IT rõ ràng
Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động.
6. Tập Trung Vào Các Nhu Cầu Công Nghệ Quan Trọng
Thay vì đầu tư vào nhiều công nghệ không thực sự cần thiết, doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp phục vụ trực tiếp cho hoạt động cốt lõi. Điều này giúp tối ưu chi phí và tăng hiệu quả vận hành.
7. Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc
Sử dụng công nghệ tự động hóa như AI (trí tuệ nhân tạo) hay chatbot có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí nhân sự, đồng thời tăng hiệu suất làm việc.
Ví dụ:
- Chatbot hỗ trợ khách hàng 24/7 thay vì thuê nhiều nhân viên chăm sóc khách hàng
- Hệ thống AI giúp phân tích dữ liệu nhanh hơn, đưa ra quyết định chính xác hơn
8. Quản Lý Tài Sản CNTT Hiệu Quả
Nhiều doanh nghiệp mất kiểm soát chi phí vì không có hệ thống quản lý tài sản công nghệ hiệu quả. Việc xây dựng một chiến lược quản lý tài sản toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 10% đến 20% chi phí CNTT.
9. Khuyến Khích Sáng Kiến Chuyển Đổi Số
Các doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân viên đề xuất các sáng kiến tối ưu chi phí công nghệ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền mà còn thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo trong tổ chức.
10. Tối Ưu Hóa Nhân Sự
Sử dụng các công cụ hỗ trợ như quản lý tự động, trợ lý ảo, AI trong vận hành giúp doanh nghiệp giảm tải công việc cho nhân viên, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Kết Luận
Việc tối ưu hóa chi phí công nghệ là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá và điều chỉnh chiến lược để đảm bảo sử dụng công nghệ hiệu quả, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất hoạt động.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm các giải pháp tối ưu chi phí công nghệ, hãy tham khảo ngay các dịch vụ của HiTech tại HiTech để có những lựa chọn phù hợp nhất.
